решаемых в туристском офисе

Анализ видов учрежденческой деятельности позволяет классифи­цировать в общем виде как задачки, решаемые учреждением, так и ис­полнителей этих задач. В базу систематизации задач можно, напри­мер, положить степень их интеллектуальности и трудности.

1-ый класс –более обыкновенные задачки, состоящие из на сто процентов формализуемых процедур, выполнение которых, не считая издержек време решаемых в туристском офисе­ни, проблем для исполнителей не представляет.

Эти задачки стандартизируются и программируются. К ним отно­сятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачки в текущее время решаются фактически всеми автоматическими информационными систе­мами.

Задачки этого класса, если они употребляются для принятия решений решаемых в туристском офисе, именуются задачками принятия решений в критериях полной опреде­ленности. При всем этом случайные и неопределенные причины отсутству­ют. Такие задачки нередко решаются разработкой различного вида ин­формационных систем средствами языков СУБД (системы управления базами данных).

2-ой класс –более сложные задачки: принятие решений в критериях риска, т. е. в этом случае решаемых в туристском офисе, когда имеются случайные причины, для кото­рых известны законы их рассредотачивания. Постановка и решение таких задач вероятны на базе способов теории вероятностей, анали­тического и имитационного моделирования.

3-ий класс задач составляют слабо структурированные задачки, содержащие неведомые либо неизмеряемые составляющие (количествен­но не оцениваемые). Для этих задач типично отсутствие способов решения решаемых в туристском офисе на базе конкретных преобразований данных. Поста­новка задач базируется на принятии решений в критериях неполной инфы. В ряде всевозможных случаев на базе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается выстроить формальные схемы реше­ния.

4-ый класс задач образуют задачки принятия решений в ус­ловиях противодействия либо конфликта (к примеру, нужно решаемых в туристском офисе учесть наличие интенсивно действующих соперников, преследую­щих собственные интересы). В задачках этого класса могут иметься случайные причины, для которых известны либо не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач вероятны (не всегда) способами теории вероятностей, нечетких множеств и теории игр.

5-ый класс –более сложные задачки решаемых в туристском офисе принятия решений, харак­теризующиеся отсутствием способности формализации из-за высочайшей степени неопределенности. К таким задачкам относится большая часть заморочек прогнозирования, многообещающего планирования и т. п. Ос­новой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и разные атрибуты его личности, также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция решаемых в туристском офисе, образование и т. п.).

Работников туристического кабинета по выполнению вышепе­речисленных задач можно условно подразделить на три группы.

1-ая группа – руководители: генеральные директора, главные админы, исполнительные директора, начальники отделов и т. п., решающие, обычно, задачки 4-ого и 5-ого классов (зависимо от уровня управления). Творческий элемент их деятель­ности максимален решаемых в туристском офисе, а рутинное содержание мало. Эти работни­ки владеют большей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов туристической конторы.

Основная форма деятельности управляющего – деловое общение. Для управляющего типично последующее рассредотачивание времени в течение денька: деловые контакты – 47%, работа с документами – 29%, телефонные переговоры – 9%, командировки (поездки) – 6%, анализ заморочек и принятие решаемых в туристском офисе решений – 4%, прочее – 5%.

Разработка деятельности руководителяхарактеризуется следую­щими особенностями:

ü при централизации принятия решений резко растут объемы инфы, миниатюризируется время на обдумывание и анализ, вырастают трудности всеохватывающего учета всех данных;

ü велика толика текущих задач, не позволяющих сосредоточить внима­ние на стратегических целях;

ü не учитываются роль организационного поведения, воздействие внеш­ней среды и решаемых в туристском офисе психических качеств принятия решения;

ü преобладают трудности, обусловленные привычками, опытом, тра­дициями и другими неформализуемыми обстоятельствами;

ü при принятии решений управляющий не всегда в состоянии опи­сать и даже представить довольно полную умозрительную мо­дель ситуации, а управляется только некими представле­ниями о ней;

ü деятельность управляющего в значимой мере зависитот решаемых в туристском офисе темпе­рамента и стиля управления, от степени познаний обстоятельств и следст­вий, ясности представления взаимосвязей объема имеющейся ин­формации.

Вторую группу составляют спецы туристической компании, кото­рые решают задачки второго и третьего классов и сформировывают интел­лектуальный базис учреждения. Для профессионалов типично сле­дующее рассредотачивание времени в течение рабочего решаемых в туристском офисе денька: деловые контакты – 23%, работа с документами – 42%, телефонные перегово­ры – 17%, аналитическая работа – 12%, прочее – 6%.

Эффективность функционирования учреждения в главном опре­деляется продуктивностью деятельности профессионалов, в особенности в вопросах сотворения новейшей инфы. Творческое начало в работе профессионалов высоко и варьируется в довольно широких границах. Спецы обеспечивают фактически всю информационную под­готовку для принятия решения решаемых в туристском офисе управляющим. Они являются основ­ными исполнителями документов, определяют их качество. Толика ру­тинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень малозначительной.

3-я группа– технические работники, которые делают всю рутинную работу (задачки первого класса). В эту группу входят млад­шие спецы. Работа их регламентирована, но не просит решаемых в туристском офисе осознания обрабатываемой инфы. К этой же группе относятся работники, владеющие чисто производственными способностями (маши­нистки, операторы и т. п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного осознания обрабатываемой инфы. Ос­новной аспект продуктивности их работы – оперативность и свое­временность информационной обработки, также поддержание высо­кой пропускной возможности учреждения с наименьшим количеством сбоев решаемых в туристском офисе и ошибок. Более функциональными работниками дан­ной группы являются секретари. Они подготавливают письма, прика­зы, распоряжения и другие документы, копируют и рассылают доку­менты, ведут файлы документов, производят телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют " календари" собственных руково­дителей.

Для этой группы работников характерен последующий расклад вре­мени: работа с решаемых в туристском офисе документами (запись на диск, печать, копирование, составление писем, подшивка документов, составление таблиц и др.) – 69%, телефонные переговоры – 20°/о, ведение учета – 6%, прочее – 5%.

Основной класс задач, присущий кабинету, – документационное обес­печение управления. Приведенная систематизация задач, решаемых в кабинете, и систематизация работников кабинета определяют виды офис­ных работ. Но независимо от класса задач решаемых в туристском офисе решение хоть какой из их подразумевает проведение огромного объема типовых офисных работ, включающих в себя:

¨ обработку входящей и исходящей инфы: чтение и ответы на письма (как в электрическом виде, так и обыденные), написание все­возможных отчетов, циркуляров и иной документации, которая может содержать также картинки и диаграммы решаемых в туристском офисе;

¨ сбор и следующий анализ неких данных, к примеру, отчет­ности за определенные периоды времени по разным подразде­лениям либо организациям, удовлетворяющей разным аспектам выбора. Тут, обычно, требуется представлять результаты на­глядно, в виде диаграмм;

¨ хранение поступившей инфы, обеспечивающее резвый доступ к ней и поиск нужной решаемых в туристском офисе на этот момент, т. е. работу с некими базами данных.

Непременно, что вся работа должна быть отлично скоординиро­ванной меж людьми, ее выполняющими; должны быть обеспечены тесноватые связи, дозволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, а процесс движения документов должен быть по способности оптимизированным.

Еще одним важным условием является возможность взаимо­действия решаемых в туристском офисе нескольких кабинетов в рамках отделов и подразделений, также подразделений в рамках конторы и ее филиалов и представи­тельств (агентств).

2.4. Автоматизация офисных работ

Итак, офисные работы многообразны: разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, роль в рекламе и презентациях решаемых в туристском офисе и т. д.

Если систематизировать офисные работы исходя из убеждений направления работ, то технологии работы в любом кабинете делятся:

1) на фронтофисные (FrontOffice);

2) бэкофисные (BackOffice).

1-ые ориентированы на сервис клиента, 2-ые – на внутреннюю жизнь компании, ее партнеров.

К примеру, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента решаемых в туристском офисе, а бэкофисные – со сокрытой от стороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, денежным учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, доказательством брони на билеты, гостиницы, оперативным уведомлением об изменении критерий размещения и т. д.

2.5. Уровни автоматизации кабинета

В решаемых в туристском офисе любом случае, офисные работы содержат в себе работу с информацией. Но информация не может существовать сама по для себя. Ее необходимо каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на разных носителях инфы.

Автоматизацию разных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается последующая систематизация.

1 уровень. Внедрение неких средств оргтехники (телефон, копир, факс решаемых в туристском офисе) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Внедрение компьютера для сотворения и распечатки документов с внедрением стандартных офисных приложений(пакета программ Microsoft Office).

3 уровень. Внедрение разработанных специально программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Внедрение локальной сети для связи меж компьютерами и доступа к документам.

5 уровень. Внедрение разработанных специально решаемых в туристском офисе сетевых версий программ для учета движения документов, продуктов, связи меж базами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Внедрение удаленного доступа к сети Веб для получения и передачи инфы.

7 уровень. Внедрение выделенного доступа к сети Веб для неизменного нахождения в сети в целях сотворения виртуального кабинета.

Минимум решаемых в туристском офисе автоматизации, который должен быть в турфирме, – это компы со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристская компания нормально работать не может. Нужно также и наличие электрической почты – действенное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, ну и маленьких агентств, упор делают конкретно на е-mail как более удачный и, главное, дешевенький решаемых в туристском офисе метод информационного обмена.

Необходимость специального программного обеспечения какой-либо туристской программки, призванной заавтоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается 2-мя причинами. 1-ая – объемы клиентов, которые менеджер в Ехсеl уже не в состоянии держать под контролем. 2-ая причина – это высочайший проф уровень подготовки персонала.

Открывать собственный Интернет-офис либо магазин – дело очень суровое решаемых в туристском офисе, требующее огромных средств и внимания.

2.6. Офисное программное обеспечение

Туризм – большущее поле деятельности разных организаций.

Стратегию развития всего программного обеспечения (ПО) почти во всем определяют как популярность товаров Microsoft, так и обширное распространение технологий Веб и применение локальных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется самим юзером и классом решаемых решаемых в туристском офисе задач. Систематизация всего программного обеспечения рассмотрена на стр. 140.

Огромное количество компаний, специализирующихся на разработке прикладного обеспечения, делают различные программки для офисных работ.

К примеру, для перевода печатных документов в электрические при помощи сканера употребляются программки определения текстов. Они конвертируют приобретенное при помощи сканера графическое изображение текста (картину) в текст с решаемых в туристском офисе следующей возможностью его редактирования. Одной из самых фаворитных программ определения текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота употребляются стандартные программки из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и особое ПО – так именуемые системы управления документами (Трибунал).

В качестве программ для работы с электрической почтой употребляются программки Outlook Express, Microsoft решаемых в туристском офисе Outlook, The Bat и другие.

Для сотворения презентаций продукции обширно употребляется программка Microsoft PowerPoint.

Разглядим некие из используемых в туризме прикладных программ для решения задач различного типа.

2.6.1. Автоматизация документооборота

Потоки инфы – движение документов – образуют документооборот.

Все документы имеют общие и особые функции.

Общие функции:

· информационная (документ делают для сохранения инфы);

· соц (документ является решаемых в туристском офисе социально весомым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

· коммуникативная (документ выступает средством связи меж организациями и другими публичными структурами);

· культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Особые функции:

· управленческая (документ является инвентарем управления, так как специально сотворен для этой цели);

· правовая (документ является средством решаемых в туристском офисе закрепления и конфигурации правовых норм и правоотношений в обществе);

· историческая (документ – это источник исторических сведений о развитии общества).

Электрический документооборот подразумевает наличие 2-ух неотклонимых компонент:

· система автоматизации документооборота,

· программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с маленьким объемом документооборота, имеющие один либо несколько компов, могут использовать для автоматизации документооборота довольно обширно решаемых в туристском офисе всераспространенные и комфортные текстовые редакторы и электрические таблицы.

Малые и средние предприятия с огромным объемом документооборота, также все большие предприятия должны использовать спец системы управления документооборотом.

Внедрение компов не меняет главных задач и принципов делопроизводства, а только помогает более отлично организовывать работу с документами.

Электрическое делопроизводство с внедрением пакета программ решаемых в туристском офисе Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, аннотации, письма, отчеты и т. д.) можно выполнить, применяя автоматические офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office.Есть значительныепреимущества электрического делопроизводства по сопоставлению с ручным созданием (табл. 1).

Таблица 1

Достоинства электрического делопроизводства

Виды деятельности Достоинства
Создание документов Можно сделать новый документ решаемых в туристском офисе, отредактировать уже имеющийся, придать документу соответственный дизайн. Очень комфортна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунктуации. Используя определенные шрифты и характеристики полей документа, можно сделать документ, соответственный требованиям ГОСТ. Для ввода текста в компьютер можно использовать сканер
Создание бланков документов В компьютере можно сделать бланки более решаемых в туристском офисе нередко применяемых документов (к примеру, бланк Приказа), и во время производства еще одного документа нужно будет только поменять текст и регистрационный номер – экономия времени явна
Перевод текста При помощи особых программ можно переводить текст на зарубежные языки. После автоматического перевода требуется редактирование текста документа. Это очень комфортно, если организация работает решаемых в туристском офисе с огромным объемом документов на зарубежных языках
Регистрация документов Очень комфортно в Microsoft Excel сделать электрическую картотеку либо базу данных. Это сберегает время, упрощает поиск документа по хоть какому поисковому признаку
Формирование личных дел Используя базу данных для формирования личных дел служащих организации, Вы получаете последующие достоинства решаемых в туристском офисе: комфортно заносить любые изменение (телефон, семейное положение и т. п.), возможность сортировать данные по столбцам (к примеру, по алфавиту), при помощи команды-запроса можно в считанные секунды получить нужную информацию, находящуюся в базе данных
Окончание табл. 1
Формирование номенклатуры дел Можно вести номенклатуру дел организации, используя Microsoft Excel. Можно заносить нужные исправления решаемых в туристском офисе и прибавления, не переписывая при всем этом всю страничку журнальчика (что безизбежно при картонном делопроизводстве)
Копирование инфы Можно сведения из 1-го документа скопировать в другой через буфер обмена. Для этого нужно выделить кусок для копирования, в панели Меню избрать Правка, избрать команду Копировать, перейти в другой документ, установить решаемых в туристском офисе курсор в подходящем месте, избрать Правка, потом Воткнуть
Поиск документов Можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы понимаете дату сотворения документа либо заглавие документа. Если Вы не понимаете и этого, можно отыскать документ последующим образом: включить компьютер, надавить кнопку Запуск, надавить Поиск, надавить Файлы и папки, дальше заполнить характеристики поиска решаемых в туристском офисе и надавить Отыскать
Защита документов Защитить документы от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Если в Вашем компьютере хранится принципиальная информация и Вы не желаете, чтоб к ней имели доступ другие сотрудники организации, можно задать пароль на программном уровне, в данном случае без пароля компьютер не запустится. Если решаемых в туристском офисе за компом работает несколько служащих, можно защитить от доступа определенный документ. В Microsoft Word для этого необходимо: открыть документ, для которого нужно установить пароль, в панели Меню избрать Сервис, избрать Установить защиту, ввести пароль, надавить ОК.

Особые системы электрического документооборота. Неважно какая система документооборота может содержать элементы каждой решаемых в туристском офисе из приведенных ниже категорий, но большая часть из их имеют определенную ориентацию в одной из областей, связанную сначала с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска инфы (электрические архивы – ЭА). Электрический архив – это личный случай системы документооборота, направленный на действенное хранение и поиск инфы. Некие системы в особенности выделяются решаемых в туристском офисе за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие – за счет действенной организации хранения.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) – "поток работ". Эти системы в главном рассчитаны на обеспечение движения некоторых объектов по заблаговременно данным маршрутам (так именуемая "жесткая маршрутизация"). На каждом шаге объект решаемых в туристском офисе может изменяться, потому его именуют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базисным объектом этих систем. При помощи таких систем можно организовать определенные работы, для которых заблаговременно известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, направленные на поддержку управления решаемых в туристском офисе организацией и скопление познаний. Это "гибридные" системы, которые обычно соединяют внутри себя элементы 2-ух прошлых. При всем этом базисным понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое необходимо выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает управляющий ("расписывает" входящий документ решаемых в туристском офисе), потому обе технологии в том либо ином виде могут находиться в таких системах. Эти системы интенсивно употребляются в муниципальных структурах управления, в кабинетах больших компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При всем этом сотрудники коллективно делают документы, готовят и принимают решения решаемых в туристском офисе, исполняют либо держут под контролем их выполнение. При внедрении таких систем на больших предприятиях принципиально найти, предоставляет ли система возможность действенного администрирования, обработки огромных объемов инфы, интеграции с автоматическими системами управления созданием, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, направленные на поддержку совместной работы (collaboration решаемых в туристском офисе). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с осознанием изменчивости рыночных критерий в современном мире и с необходимостью иметь для резвого движения "только самое необходимое", без излишнего, очень полезного, но томного балласта. Такие системы, в противоположность предшествующим, не включают понятия иерархии в организации, не хлопочут решаемых в туристском офисе о какой-нибудь формализации потока работ. Их задачка – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разбиты территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов во внутренней сети организации, поиска инфы, обсуждения, средства предназначения встреч (как реальных, так и виртуальных решаемых в туристском офисе). Такие системы находят заказчиков посреди стремительно развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в больших фирмах и муниципальных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Могут иметь разные уровни трудности. К примеру, сервис управления связями с клиентами (CRM – Customer Relation Management), управления проектами, электрической почты и пр.

Системы документооборота, представленных в Рф решаемых в туристском офисе: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно выяснить на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация решаемых в туристском офисе отчетов, стандартные средства поиска.

Наружный электрический документооборот. Как понятно, неувязка обмена корреспонденцией меж организациями, использующими разные системы электрического документооборота (СЭД), довольно актуальна. Документооборот меж 2-мя различными организациями и сейчас осуществляется в картонном виде, что очень усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сего времени этот процесс смотрелся последующим образом: документ решаемых в туристском офисе, сделанный в СЭД одной организации, распечатывался на картонный носитель, доставлялся курьером либо обыкновенной почтой в другую компанию, где он сканировался и вводился в новейшую СЭД. С учетом того, что снутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, созданного для наружного воззвания, подвергается вышеперечисленной процедуре решаемых в туристском офисе не один раз.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи частично решило эту делему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами меж независящими организациями. Одной из задач мотивированной федеральной программки "Электрическая Наша родина" является объединение муниципальных органов власти единой системой электрического документооборота.

Возникновение нового XML-формата, одним из более многообещающих вариантов решаемых в туристском офисе, внедрения которого является переход на единую систему электрического документооборота, позволит значительно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, муниципальными органами и другими наружными организациями. XML-технология заключается в том, чтоб отделить данные (содержание) от их зрительного представления (формы и формата), что позволяет представлять один и решаемых в туристском офисе тот же документ в разных формах и форматах.

Выбор системы документооборота – это не просто технологическая либо инженерная задачка, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется почти во всем ее целями, конкурентноспособной средой, структурой, которая имеется сейчас, также той структурой, к которой компания придет в дальнейшем решаемых в туристском офисе, и, не считая того, экономическим эффектом внедрения.

2.6.2. Особые офисные приложения для туристического


reshenie-15-noyabrya-2010g-40-stranica-9.html
reshenie-16-11-2012-104-s-smolenskoe-onaznachenii-publichnih-slushanij-po-obsuzhdeniyu-proekta-rajonnogo-byudzheta-na-2013-god.html
reshenie-17-aprelya-2012-goda.html